Was verstehen wir unter „Schatten-IT“ (auch „Shadow IT“ genannt)?
- der Einsatz von IT-Ressourcen und -Lösungen innerhalb einer Organisation, die außerhalb der durch die IT-Abteilung offiziell etablierten IT-Richtlinien verwendet werden
- nicht geprüfte oder nicht genehmigte IT-Aktivitäten, die von Mitarbeitern eigenständig durchgeführt werden, ohne die IT-Abteilung oder das Management darüber zu informieren und ohne diese kontrollieren zu lassen
In welchen Formen kann Schatten-IT vorkommen:
- Verwendung nicht genehmigter Software oder Anwendungen
- Speichern von Unternehmensdaten in nicht autorisierten Cloud-Speicherdiensten
- Verwendung persönlicher Geräte für Arbeitszwecke (Bring Your Own Device, BYOD)
- Einrichten nicht autorisierter Netzwerke
Beim Verwenden von nicht autorisierter Software und Applikationen handeln Mitarbeiter:innen oft mit den besten Absichten. Sie verwenden nicht genehmigte Lösungen unter anderem, um ihre Produktivität zu steigern, ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen oder bestimmte Aufgaben effektiver zu erledigen. Manchmal kann die Nutzung auch aus Einschränkungen oder Verzögerungen seitens der IT-Abteilung und der Suche nach alternativen Lösungen resultieren.
Die Nutzung nicht geprüfter, nicht kontrollierter und unsicherer Software sowie Cloud-Lösungen stellt ein großes Risiko für die Compliance, IT-Sicherheit und den Datenschutz dar. Aktivitäten, die außerhalb der Kontrolle der IT-Abteilung stattfinden, können die Sicherheitsstandards und -maßnahmen eines Unternehmens empfindlich stören. Dies kann zu Datenverlust, Datenschutzverletzungen, Kompatibilitätsproblemen und einer allgemeinen Unordnung in der IT-Infrastruktur führen.
Wie Sie Schatten-IT reduzieren können:
- offene Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen und der IT-Abteilung
- klare Richtlinien für den IT-Einsatz aufstellen
- Die IT-Abteilung sollte den Bedürfnissen der Mitarbeiter aktiv zuhören, alternative Lösungen anbieten.
- Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter:innen
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