Fragen und Antworten zur Umstellung auf Office 365

Im Zuge einer Umstellung auf Microsoft Office 365 treten vor Projektumsetzung oftmals diverse Fragen des Kunden zur Migration, möglichen Problemen oder benötigten Unterlagen auf.

Immer wiederkehrende Fragen versuchen wir bereits im Folgenden zu beantworten:

  • Wann wird welcher Schritt der Umstellung durchgeführt? Werden die Schritte per Fernzugriff oder bei uns am Standort durchgeführt?

    Firewalls:
    Wir senden Ihnen die vorkonfigurierten Firewalls auf dem Postweg zu, die Inbetriebnahme erfolgt telefonisch in Rücksprache mit dem entsprechenden Techniker bei uns im Haus und einer Person aus Ihrem Unternehmen am jeweiligen Standort. Sollten Sie einen Vor-Ort-Austausch wünschen, sprechen Sie dies bitte in Ihrer Antwort an.

    Office 365:
    Im Vorfeld der eigentlichen Umstellung werden wir die Anbindung Ihres Exchange-Servers an die Migrations-Software, die Office Online Umgebung, die Lizenzen, User, Gruppen etc. anlegen und eine sog. Pre-Stage Migration starten.

    Hierbei werden alle Elemente, welche älter als 30 Tage zum Stichtag der Migration auf dem Exchange Server liegen, in die Cloud verschoben. Des Weiteren werden einige Einstellungen an ihrem öffentlichen DNS vorgenommen, um die Domänen, welche Sie verwenden, bei Microsoft bekannt zu machen.

    Zusätzlich richten wir die Umgebung bei Barracuda ein, um hier ab dem ersten Tag die Vorteile von E-Mail-Security, Backup und Archiv nutzen zu können. Arbeiten wie der Datenumzug, die Einrichtung der Umgebung in der Cloud, die Anlage von Usern und die Zuweisung von Lizenzen erfolgen Remote durch uns.

    Sofern Sie in ihrer Infrastruktur noch Anpassungen wie z.B. die Installation einer aktuellen Office Version auf den Arbeitsplätzen vornehmen müssen (Office Version mindestens 2013) und keine Person im Haus haben, die sich darum kümmert, müssten wir diese Aufgabe gemeinsam abstimmen, zumal diese Leistung nicht Bestandteil des Auftrages ist.

     

     

  • Wann haben wir welche „Ausfallzeiten" während der Umstellung zu erwarten?

    Firewalls:
    Zum definierten Tag der Umstellung wird es erfahrungsgemäß je Standort eine max. Ausfallzeit von 30 Minuten während des Gerätetauschs geben.

    Office 365:
    Vor dem eigentlichen Stichtag der Umstellung sind keinerlei Ausfälle zu erwarten, da die Arbeiten im Hintergrund durchgeführt werden. Am Tag der endgültigen Umstellung werden alle DNS Einträge, welche auf Ihren aktuellen Exchange Server zeigen, auf Office 365 umgestellt, hier kann es zu Verzögerungen bei der Zustellung von ein- und ausgehenden E-Mails kommen.

    Dies ist der Tatsache geschuldet, dass sich DNS Updates nach einer Änderung erst einmal im Internet verteilen müssen. Dies kann, je nach Anbieter, bis zu 24 Stunden dauern. E-Mails, welche fehlgeleitet wurden, werden entweder an den alten Server zugestellt oder kommen, mit entsprechender Verzögerung, einfach später im neuen System an.

    Zusätzlich benötigen wir am Tag der Umstellung die Unterstützung der User: diese sollten idealerweise selbständig ihr Outlook-Profil löschen und dann, nach einem Neustart von Outlook, den Einrichtungs-Dialog durchklicken. Gerne stellen wir zu diesem Zweck ein entsprechendes Script bereit, welches die Aufgabe für User vereinfacht. Auch ggf. bereits angebundene Mobiltelefone müssen mit dem neuen Exchange Server in der Cloud verbunden werden, diese Aufgabe kann, je nach Hersteller des jeweiligen Endgerätes, zu Verzögerungen führen.

    Des Weiteren müssen, spätestens am Tag der Umstellung, alle sonstigen Systeme und Geräte (Interne Softwarelösungen, MFC Geräte, Scanner etc), welche Stand heute Ihren Exchange-Server verwenden, mit dem neuen Server in der Cloud verbunden werden. Es bietet sich an, diese bereits im Vorfeld auf einen einheitlichen DNS Eintrag (z.B. mail.company.org) umzustellen, das spart am Stichtag wertvolle Zeit.

  • Wie wird die Umstellung bei unseren einzelnen Standorten ablaufen?

    Firewalls:
    Werden per Post an Sie geschickt, der Austausch erfolgt ebenfalls durch Sie.

    Office 365:
    Siehe Antwort 2.

  • Wann muss welches Gerät für Sie verfügbar sein?

    Firewalls:
    Spätestens am Tag der Umstellung muss der Zugriff auf die neuen und alten Firewalls gegeben sein, um etwaige Regeln abzustimmen. Weitere Informationen dazu finden Sie auch im Fragenkatalog.

    Office 365:
    Ihr interner Exchange Server sollte am besten ab sofort bzw. ab dem Start der Migration zur Verfügung stehen, der Rest findet ohnehin in der jeweiligen Cloud statt. Zugriff auf weitere Geräte oder Systeme, die von Ihnen selbstständig umgestellt werden, benötigen wir jedoch nicht.

  • Wen müssen wir gegebenenfalls über die Umstellung informieren und was gilt es zu beachten?

    Firewalls und Office 365:
    Es macht Sinn, Ihre User im Vorfeld über die anstehenden Arbeiten und ggf. zu erwartenden Impacts (siehe Antwort 2) zu informieren. Zusätzlich sollten die User für die Office Umstellung eine kurze Einführung im Vorfeld erhalten.

  • Was müssen wir vorbereiten? Welche Informationen benötigen Sie vorab von uns?

    Firewalls und Office 365:
    In erster Linie benötigen wir die ausgefüllten Fragenkataloge. Zusätzlich benötigen wir die Office 365 Admin-Daten und administrative Accounts in Ihrer Domäne für die Datenmigration, Zugriff auf den Exchange Server, AD Server und auf das DNS. Zusätzlich benötigen wir einen Ansprechpartner, an welchen wir uns wenden können, falls noch weitere Fragen oder Probleme auftauchen sollten.

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